Organizacija civilnog društva godinama radi, organizuje događaje, komunicira sa novinarima, drugim organizacijama i institucijama i prima veliki broj elektronskih poruka. Vremenom ostaju Excel tabele učesnika, profesionalni kontakti, službene adrese organizacija i adrese koje su se jednostavno pojavile u nekoj prepisci.
Onda odluči da pokrene newsletter.
Naizgled jednostavno pitanje tada postaje znatno složenije: ako već imamo nečiju e-mail adresu, da li to znači da možemo da je koristimo i za novu vrstu komunikacije?
Udruženje građana Dijalog je upravo to pokušao da razjasni pre formiranja sopstvene newsletter baze.
Pitali smo Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Nezavisno udruženje novinara Srbije (NUNS), Partnere Srbija, Građanske inicijative i druge organizacije. Nakon odgovora Poverenika obratili smo se i Ministarstvu unutrašnje i spoljne trgovine.
Odgovori nisu proizveli jednostavnu tabelu „sme“ i „ne sme“. Ali jesu pokazali nešto što može biti korisno i drugim malim medijima i organizacijama civilnog društva: posedovanje adrese, poreklo kontakta, pravni osnov za obradu i mogućnost korišćenja kontakta za novu svrhu nisu ista pitanja.
Odakle vam adresa?
Dijalog je institucijama i stručnim organizacijama opisao nekoliko tipičnih situacija.
Imamo adrese učesnika konferencija, radionica i drugih događaja, iako prilikom njihovog prikupljanja nije postojalo posebno obaveštenje o budućem newsletteru. Postoje profesionalne kontakt-liste nastale tokom dugogodišnje komunikacije sa medijima, novinarima, organizacijama i aktivistima. Neke adrese postale su nam vidljive zato što ih je neko drugi uneo u polja To ili CC u elektronskoj poruci. Postoje i službene adrese poput info@, office@ ili redakcija@ koje ne moraju da identifikuju konkretnu osobu.
Već ova razlika je važna.
To što se adresa nalazi u nečijem adresaru ili tabeli samo govori da je organizacija poseduje. Ne govori samo po sebi zašto je prvobitno prikupljena, da li njen vlasnik očekuje novu vrstu komunikacije niti koji pravni osnov postoji za njenu dalju upotrebu.
Šta je razjasnio Poverenik
Odgovor službe Poverenika, koji je Dijalog dobio 18. septembra, daje važan deo pravnog okvira, ali ne donosi pojedinačnu odluku o tome koje stare kontakte možemo uključiti u newsletter.
Poverenik je ukazao da se Zakon o zaštiti podataka o ličnosti odnosi na obradu podataka o fizičkim licima, dok podaci koji se odnose na pravna lica nisu podaci o ličnosti u smislu tog zakona.
Kod e-mail adrese fizičkog lica situacija može biti drugačija. Ako ona omogućava da se osoba neposredno ili posredno identifikuje, može predstavljati podatak o ličnosti. To se, međutim, procenjuje u konkretnim okolnostima.
Ako je reč o obradi podataka o ličnosti, potrebno je utvrditi odgovarajući pravni osnov. Zakon poznaje više mogućih osnova, među kojima su pristanak i legitimni interes.
Sam odgovor Poverenika, međutim, ne kaže da je legitimni interes automatski dovoljan za slanje newslettera profesionalnim kontaktima, niti da je pristanak jedini pravni osnov koji može postojati.
Važna je i svrha zbog koje je podatak prvobitno prikupljen. Kada se podaci o ličnosti žele dalje obrađivati u drugu svrhu, a ne postoji osnov zbog kojeg procena kompatibilnosti nije potrebna, mora se razmotriti da li je nova svrha kompatibilna sa prvobitnom. Pri tome se, između ostalog, posmatraju veza između dve svrhe, okolnosti u kojima su podaci prikupljeni i odnos organizacije i osobe na koju se podaci odnose.
Drugim rečima, nije isto da li je neko sam zatražio newsletter, godinama profesionalno komunicira sa organizacijom ili je ostavio adresu samo zato što se prijavljivao za jedan događaj.
Ali iz odgovora Poverenika ne proizlazi konačan odgovor da se određena kategorija starih kontakata zato automatski sme ili ne sme uključiti u newsletter.
To je važna granica onoga što ovaj dokument stvarno govori.
Ni stručni odgovori nisu potpuno isti
Kada smo ista praktična pitanja postavili NUNS-u i Partnerima Srbija, dobili smo odgovore koji imaju zajedničke tačke, ali nisu identični.
NUNS već na početku pisanog odgovora upozorava da na naše pitanje nema jednostavnog odgovora i da je potrebno sagledati više aspekata.
NUNS navodi da nije svaka informativna poruka automatski neposredno oglašavanje i da postoji osnov da se newsletter koji samo informiše o radu udruženja, novinarskim sadržajima, analizama, istraživanjima i događajima smatra informativnom komunikacijom. Istovremeno upozorava na pravila Zakona o elektronskim komunikacijama koja se odnose na poruke radi neposrednog oglašavanja i preporučuje prethodnu saglasnost.
Posebno je važna njihova napomena o starim kontaktima:
„Činjenica da Udruženje već poseduje nečiju email adresu ne znači da je može automatski koristiti za novu svrhu.“
Kod učesnika događaja NUNS ukazuje na prvobitnu svrhu prikupljanja adrese. Ako je ona data zbog konkretnog događaja, a nije bilo obaveštenja o budućem newsletteru, teško je tvrditi da je osoba za takvu upotrebu dala pristanak.
Kod kontinuiranih profesionalnih kontakata, prema ovom odgovoru, postoji više prostora za razmatranje legitimnog interesa za određene oblike profesionalne komunikacije, naročito ako je newsletter strogo informativan. NUNS ipak kao najbezbednije rešenje preporučuje da se postojeće baze ne uvoze automatski, već da se zainteresovanima omogući da se sami prijave.
Partneri Srbija ostavili su nešto više prostora za pojedine modele.
Oni navode da se newsletter koji isključivo informiše o novinarskim tekstovima, analizama, istraživanjima i aktivnostima udruženja, bez prodaje i drugih komercijalnih elemenata, obično ne kvalifikuje kao neposredno oglašavanje ili direktni marketing u užem smislu. Za profesionalne kontakte, poput novinara, aktivista i drugih OCD, navode legitimni interes ili saglasnost kao moguće pravne osnove obrade.
Kao praktično rešenje predložili su i mogućnost informativne poruke o pokretanju newslettera:
„Eventualno predlažemo da pustite neki informativni mejl da planirate da lansirate newsletter, pa da se ljudi prijave ukoliko ih zanima.“
Za kontakte sa događaja Partneri Srbija preporučuju da se saglasnost za takvu svrhu ubuduće pribavlja na samom događaju, uz napomenu da su podaci na ranijim događajima često prikupljani zbog druge svrhe.
Njihov odgovor je odlučniji i kada je reč o kontaktima dobijenim od trećih strana: ne preporučuju njihovu upotrebu jer nema odgovarajućeg pravnog osnova i transparentnosti.
Ovi odgovori su stručna tumačenja i preporuke organizacija kojima smo se obratili. Oni nisu regulatorne odluke i ne treba ih predstavljati kao da jesu.
Šta pokazuje iskustvo Građanskih inicijativa
Građanske inicijative dale su nam još jedan, drugačiji sloj odgovora: iskustvo iz prakse.
Njihova preporuka za postojeće, stare baze bila je da odjava mora da bude jasna i funkcionalna, a da primalac u poruci dobije transparentno objašnjenje zašto je dobija, odnosno kako je kontakt dospeo u postojeću bazu.
Istovremeno su ukazali na potrebu da se nova baza gradi po novim pravilima, uz jasno prethodno obaveštenje o tome kako i zašto će e-mail adresa biti korišćena i kako se primalac može odjaviti.
U njihovom praktičnom pristupu postoji i razlika između personalizovanih adresa fizičkih lica i funkcionalnih organizacionih adresa.
To iskustvo je korisno, ali ima jasnu granicu. Ono što se pokazalo kao praksa neke organizacije ili medija nije samim tim dokaz da je takav model dovoljan pravni osnov u svakom konkretnom slučaju.
A gde odgovor prestaje?
U odgovoru Poverenika postoji još jedna važna stvar: za deo pitanja koja se odnose na oglašavanje i neposredno oglašavanje upućeni smo na Ministarstvo unutrašnje i spoljne trgovine.
Zato smo Ministarstvu poslali četiri konkretna pitanja.
Pitali smo da li se newsletter kakav planira Dijalog, koji bi informisao o novinarskim sadržajima, analizama, istraživanjima, događajima i aktivnostima neprofitnog udruženja i registrovanog medija, smatra neposrednim oglašavanjem.
Ako se ne smatra, pitali smo da li propisi iz nadležnosti Ministarstva ograničavaju slanje takvog newslettera postojećim kontaktima koji se ranije nisu posebno prijavili za njega.
Pitali smo i da li je dozvoljeno postojećem profesionalnom kontaktu poslati jednu poruku čija je svrha samo da ga pozove da se sam prijavi za budući newsletter.
Četvrto pitanje odnosilo se na to da li se u tom pogledu razlikuju funkcionalne adrese pravnih lica, poput info@ ili office@, od adresa koje identifikuju fizičku osobu.
Na ta četiri pitanja nismo dobili sadržinski odgovor.
Ministarstvo nas je uputilo na postupak za dobijanje stručnog mišljenja. Zahtev se podnosi pisanim putem, uz dokaz o uplati administrativne takse. Prema Tarifi republičkih administrativnih taksi, koja je sastavni deo Zakona o republičkim administrativnim taksama, taksa za zahtev pravnog lica za davanje tumačenja, objašnjenja ili mišljenja o primeni republičkih propisa iznosi 17.480 dinara.
To ne znači da je Ministarstvo bilo dužno da Dijalogu bez naknade izradi pravni elaborat. Ne govori ni zbog čega je sistem stručnih mišljenja uređen na taj način.
Ali za malu organizaciju ili lokalni medij otvara praktično pitanje: koliko je regulatorna izvesnost dostupna kada organizacija pokušava da pre slanja prve poruke dobije odgovor na nekoliko vrlo konkretnih pitanja?
U našem slučaju put je izgledao ovako: postavili smo konkretna pitanja Povereniku, dobili opšti okvir i upućivanje na drugi nadležni organ, tom organu poslali precizirana pitanja, a zatim dobili uputstvo za pokretanje formalnog postupka za stručno mišljenje.
Četiri konkretna pitanja tako su ostala otvorena.
Šta onda zaista možete da zaključite?
Najvažniji zaključak našeg pokušaja nije lista adresa koje „smete“ i „ne smete“ da koristite.
Takvu listu prikupljeni odgovori ne omogućavaju.
Ono što omogućavaju jeste da se pre bilo kakve odluke postave preciznija pitanja.
Odakle je adresa došla? Zašto je prvobitno prikupljena? Da li identifikuje fizičko lice ili je reč o funkcionalnoj adresi pravnog lica? Postoji li dokumentovan pravni osnov za obradu? Da li se kontakt sada želi koristiti za istu ili novu svrhu? Šta će newsletter zaista sadržati? Da li se oslanjamo na regulatorni odgovor, stručno tumačenje ili samo na praksu koju je neko drugi primenjivao?
Odgovori Poverenika, NUNS-a, Partnera Srbija i Građanskih inicijativa ne daju uvek isti nivo izvesnosti, niti imaju istu pravnu težinu.
Upravo zato ih ne treba spajati u jedno pravilo.
Poverenikov odgovor pokazuje okvir zaštite podataka o ličnosti i odgovornost rukovaoca da proceni konkretnu obradu. NUNS i Partneri Srbija daju stručna tumačenja i preporuke, među kojima postoje i razlike. Građanske inicijative prenose iskustvo i praksu. Ministarstvo unutrašnje i spoljne trgovine pokazalo nam je kojim formalnim putem možemo tražiti dodatno stručno mišljenje, ali četiri konkretna pitanja koja smo mu postavili nisu time dobila sadržinski odgovor.
Za malu organizaciju možda je zato najvažnija promena perspektive.
Pitanje nije samo: „Imamo li ovu e-mail adresu?“
Pre njega dolazi drugo:
Znamo li zašto je imamo, šta nam to zaista omogućava i gde prestaje ono što možemo pouzdano da zaključimo?
Napomena: Ovaj tekst predstavlja novinarski prikaz odgovora institucija, stručnih organizacija i iskustava iz prakse. Ne predstavlja individualni pravni savet niti ocenu zakonitosti korišćenja konkretne e-mail baze.
